Incoterms 2020 explicados para pymes que importan y exportan en la UE

Si tu empresa compra o vende mercancía entre países de la UE, tarde o temprano aparecerá un Incoterm en el contrato o en la factura del transportista. Son tres letras, pero definen algo muy concreto: en qué punto el riesgo pasa del vendedor al comprador, y quién paga cada tramo de transporte, el seguro y, cuando corresponde, la aduana. Si se elige mal, el problema no aparece al firmar: aparece cuando un palé llega dañado o cuando la mercancía se queda parada en frontera y nadie ha presentado la declaración.

Qué resuelven realmente los Incoterms

Los publica la Cámara de Comercio Internacional (ICC), que mantiene once reglas en la edición vigente de 2020. La propia ICC señala que se usan en contratos comerciales desde 1936 y que la última actualización es de 2020: «Incoterms 2020» se refiere a la edición, no a una norma que caduque.

No son un contrato de transporte por sí mismos: son una capa de reglas que se añade al contrato de compraventa para evitar malentendidos en tres preguntas — quién organiza el transporte, quién paga cada tramo y en qué punto exacto se transfiere el riesgo de pérdida o daño. Igual de importante es lo que no hacen: no deciden cuándo se transmite la propiedad, no fijan las condiciones de pago y no sustituyen al seguro de mercancías.

Un apunte práctico antes de elegir: algunas reglas están escritas para un modo concreto. La ICC reserva CIF al comercio marítimo, así que no tiene sentido en un contrato de transporte por carretera entre dos países de la UE, por mucho que se siga copiando.

Los más habituales en transporte por carretera en la UE

EXW (En Fábrica): el comprador organiza y paga todo el transporte desde las instalaciones del vendedor. Da al comprador el máximo control, pero también la máxima responsabilidad, incluida la carga inicial en muchos casos prácticos. EXW parece la línea más barata del presupuesto precisamente porque la mayor parte del coste aún no se ha contado.

FCA (Franco Transportista): el vendedor entrega la mercancía al transportista designado por el comprador en un punto acordado; a partir de ahí el riesgo es del comprador. Es habitual cuando el comprador ya tiene su propio operador logístico. El «punto acordado» es justo lo que genera disputas: más abajo lo vemos.

DAP (Entregada en Lugar): el vendedor asume transporte y riesgo hasta el destino acordado, sin incluir el despacho de importación. Es de los términos más usados en envíos B2B dentro de la UE porque simplifica la experiencia del comprador, pero «entregada» no significa «despachada».

DDP (Entregada Derechos Pagados): el vendedor asume absolutamente todo, incluidos aranceles e IVA de importación cuando aplican. Da tranquilidad al comprador, pero exige que el vendedor conozca bien la normativa aduanera del destino y esté registrado donde haga falta.

Quién paga qué, de un vistazo

Cómo elegir el Incoterm adecuado

No hay un Incoterm óptimo único: depende de quién tenga mejores tarifas con transportistas, quién entienda mejor la normativa aduanera del país de destino y cuánto control quiera cada parte sobre la ruta. Como regla general, cuanta menos experiencia logística internacional tenga el comprador, más sentido tiene inclinarse por DAP o DDP, donde el vendedor absorbe la complejidad operativa.

Dos preguntas lo resuelven más rápido que cualquier tabla. Primera: ¿quién puede presentar realmente la declaración de importación en el país de destino? Si la respuesta es «nadie, todavía», DDP merece su sobrecoste. Segunda: ¿qué parte compra transporte más barato? Si el vendedor cubre esa ruta cada semana y el comprador dos veces al año, gana casi siempre la tarifa del vendedor, lo que apunta a DAP. La misma lógica se aplica al decidir entre grupaje o camión completo para el envío en sí.

Incoterms, aduana e IVA

El Incoterm decide quién es responsable, pero el régimen aduanero decide qué hay que presentar. La Dirección General de Fiscalidad y Unión Aduanera de la Comisión Europea publica el resumen oficial de los procedimientos aduaneros de importación y exportación en la UE, y conviene leerlo antes de comprometerse a un DDP hacia un país al que nunca has enviado.

Ten en cuenta que un movimiento B2B entre dos Estados miembros no es una importación: no hay frontera exterior de la UE de por medio, así que no se plantea la cuestión arancelaria y el IVA se gestiona normalmente mediante inversión del sujeto pasivo. Lo desarrollamos en nuestra guía sobre aranceles e IVA en la importación a la UE.

Errores frecuentes

El más habitual es dar por hecho que el Incoterm cubre el seguro de la mercancía: con varios Incoterms (como FCA o DAP) el seguro no está incluido y hay que contratarlo aparte. En transporte por carretera, además, la responsabilidad del transportista bajo el CMR está limitada por peso, no por el valor de tu mercancía, que es algo bien distinto de asegurar el envío.

Otro error común es no dejar por escrito el punto exacto de entrega al usar FCA, lo que acaba en discusiones sobre quién paga la carga en origen. «FCA Barcelona» no es un punto de entrega; «FCA, almacén del vendedor, Carrer X, cargado» sí lo es.

El tercero es copiar sin pensar el Incoterm del año pasado en un contrato cuya ruta ha cambiado. Un término que funcionaba para una entrega nacional rara vez sobrevive a un cambio de país de destino. Si la documentación suele ser tu punto débil, merece la pena repasar nuestra guía de CMR, T1 y la documentación clave y los siete motivos por los que la carga se queda retenida en aduana.

Preguntas frecuentes

¿Determinan los Incoterms quién paga el IVA de importación? Solo indirectamente: depende del régimen aduanero, pero Incoterms como DDP asignan esa responsabilidad explícitamente al vendedor.

¿Puedo mezclar distintos Incoterms en un mismo envío multimodal? No dentro del mismo contrato: cada compraventa usa un único Incoterm, aunque el transporte físico combine varios modos.

¿Los Incoterms 2020 sustituyen a los de 2010? No: las ediciones anteriores siguen siendo válidas si el contrato las menciona expresamente. Por eso el contrato debe indicar la edición, no solo las tres letras.

¿El Incoterm decide cuándo se transmite la propiedad? No. Los Incoterms reparten coste y riesgo; la transmisión de la propiedad se rige por el contrato de compraventa y la ley nacional aplicable.

Siguiente paso

Si necesitas ayuda para decidir qué Incoterm encaja con tu operativa habitual, cuéntanos ruta y volumen: te damos un presupuesto orientativo en 15-30 minutos. Y si mueves cargas parciales por Europa, nuestro servicio de grupaje LTL suele ser la forma más económica de hacerlo sin esperar a llenar un camión.